Effektiv tidsplanering | Ferratum Business Företagslån
<< Tillbaka till Bloggen
  • 2016-10-14
    Effektiv tidsplanering

     

    Alla chefer försöker utarbeta effektiva strategier för tidsplanering. Tid är en begränsad resurs och det är inte lätt att utföra alla arbetsuppgifter effektivt. Det finns en uppsjö artiklar, böcker och olika rekommendationer som handlar om hur du bäst planerar din tid. Det finns däremot inte tillräckligt många praktiska och tillgängliga verktyg som möjliggör effektiv tidsplanering för små och medelstora företag (SME).

     

    Är du vanligtvis punktlig eller kommer du ofta för sent? Avslutar du uppgifter inom den tidsram du satt upp? Lämnar du in dina rapporter och arbeten i tid?

     

    Här är några tips för att bli bättre på tidsplanering.

     

    1.      Använd dagens första 30 minuter till att planera resten av din dag

     

     

    Börja inte din arbetsdag förrän du har gjort färdigt en tidsplan. Den viktigaste tiden på dagen är faktiskt den schemalagda stunden för tidsplanering.

     

     

    2.      Gör färdigt de viktigaste uppgifterna först - prioritera

     

     

    Detta är tidsplaneringens gyllene regel. Du bör varje dag identifiera de två eller tre uppgifter som är viktigast att avsluta, och göra dessa först.

    När du är färdig med dem har dagen redan varit lyckad. Du kan fortsätta med andra saker eller låta dem vänta tills morgondagen. Du har klarat av det mest väsentliga.

     

     

    3.      Bestäm en tidsfrist för varje uppgift

     

     

    Var tydlig med att du måste avsluta uppgift X före kl. 10, uppgift Y före kl. 15 och uppgift Z senast kl. 17.30. Detta gör att du inte börjar släpa efter i arbetet och att tid som reserverats för andra aktiviteter inte stjäls.

     

     

    4.      Var medveten om dina deadlines

     

     

    När behöver du avsluta dina uppgifter? Markera tydligt deadlines i din kalender och på din att göra-lista så att du vet när du måste vara färdig.

     

     

    5.      Lär dig att säga “nej”

     

     

    Att ha många åtaganden med olika deadlines kan lära oss att jonglera olika förpliktelser och att hantera vår tid. Det kan vara ett utmärkt sätt att jobba på. Det kan dock lätt gå för långt. Vid någon tidspunkt måste du lära dig att tacka nej till vissa uppgifter och möjligheter. Ditt mål bör vara att endast åta dig uppdrag som du vet att du har tid till och som du verkligen bryr dig om.

     

     

    6.      Ägna hela din uppmärksamhet åt uppgiften du arbetar med

     

     

    Stäng alla andra fönster på din datorskärm. Lägg undan telefonen - utom synhåll och med ljudet avstängt. Hitta en lugn plats att arbeta vid eller lyssna på musik om det hjälper dig (ibland tycker jag om att lyssna på klassisk eller annan stämningsfull musik medan jag skriver). Koncentrera dig på denna enda uppgift som om inget annat existerade. Fördjupa dig i uppgiften.

     

     

    7.      Mät hur du använder tiden

     

     

    Egg Timer är en enkel online-timer med en funktion för nedräkning. Du knappar in hur mycket tid du vill mäta (till exempel 30 minuter eller 1 timme) och så räknar den ned i bakgrunden. När tiden är slut piper timern. Det kan vara ett bra sätt för att medvetandegöra hur du nyttjar din tid.

     

     

    8.       Delegera

     

     

    Finns det arbetsuppgifter som kan göras bättre av andra eller som inte är så viktiga? Fundera på om du ska delegera dem. Detta avlastar dig och du kan fokusera på just de uppgifter som är viktiga för dig.

     

     

    9.      Lämna tidsmarginal mellan uppgifter

     

     

    Pressa inte in arbetsuppgifter och möten med för snäva tidsmarginaler. Lämna 5-10 minuters marginal mellan olika uppgifter. Detta hjälper dig att avsluta en uppgift och börja med nästa utan stress. 

    Kategori:

    Tidsplanering